gemäß Art. 13 und 14 DSGVO
für die Nutzung der Website und der Plattform HireEngine
Die folgende Übersicht fasst die wesentlichen Eckpunkte dieser Datenschutzerklärung zusammen. Sie ersetzt nicht die vollständige Lektüre der nachfolgenden Kapitel, sondern dient als schneller Einstieg.
| Thema | Kurzfassung |
|---|---|
| Wer ist verantwortlich? | Talent Media Group LLC, Austin, Texas, USA. |
| Was macht TMG? | Employer Presence Platform (Employer Branding, Review-Management, Recruiting-Marketing) — keine Personalvermittlung, kein ATS. |
| Wessen Daten werden verarbeitet? | Website-Besucher, Ansprechpartner und Nutzer von Kundenunternehmen; keine Bewerberdaten. |
| Woher stammen die Daten? | Direkt von Kundenunternehmen sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen (LinkedIn, kununu, Glassdoor u. a.). |
| Werden automatisierte Entscheidungen getroffen? | Nein — kein Profiling und keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. |
| Wird KI eingesetzt? | Ja, unterstützend zur Datenanalyse (Anthropic, OpenAI, Google), stets mit menschlicher Prüfung. |
| Wo werden Anwendungsdaten gespeichert? | Deutschland/Europa, mit Schwerpunkt Frankfurt am Main. |
| Erfolgt eine Drittlandübermittlung? | Ja, im Rahmen einzelner US-Unterauftragsverarbeiter. DPF-Zertifizierungen bzw. Standardvertragsklauseln sind aktuell in Vorbereitung (vgl. Anhang I) und noch nicht abgeschlossen. |
| Wie kann ich meine Rechte geltend machen? | Formlos per E-Mail an [email protected] . |
| Dokumenttitel | Datenschutzerklärung — Talent Media Group LLC |
| Dokumentart | Externe Datenschutzerklärung (Website & HireEngine) |
| Verantwortlich für Inhalt | Talent Media Group LLC, Geschäftsführung |
| Rechtlicher Status | Entwurf — NICHT zur Veröffentlichung freigegeben. AVVs (Art. 28 DSGVO) und internationale Übertragungsregelungen (Kapitel V) mit den Unterauftragsverarbeitern stehen noch aus; siehe Anhang I. |
| Geltungsbereich | www.talentmedia.io sowie Plattform HireEngine |
| Anwendbares Recht | DSGVO, BDSG, TTDSG; ergänzend US-amerikanisches Recht des Sitzstaats |
| Freigabe erforderlich durch | Geschäftsführung TMG; externe/r Datenschutzjurist:in vor Veröffentlichung |
| Nächste turnusmäßige Prüfung | Spätestens 12 Monate nach Veröffentlichung bzw. bei wesentlicher Änderung der Datenverarbeitung. |
| Version | Datum | Änderung | Autor |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Juli 2026 | Erstellung der Datenschutzerklärung im Rahmen des TMG Legal Pack (Dokument 2) | Legal Drafting Team |
| 1.1 | Juli 2026 | Kapitel 14, 15 und Anhang I an den tatsächlichen Bearbeitungsstand angepasst: AVVs (Art. 28 DSGVO) und internationale Übermittlungsgarantien noch nicht abgeschlossen, als „in Vorbereitung“ ausgewiesen. | Legal Drafting Team |
| 1.2 | Juli 2026 | Kapitel 22: EU-Vertreter gemäß Art. 27 DSGVO benannt (Wolfgang Herz, Aichach); Platzhalter entfernt. | Legal Drafting Team |
Die folgende Übersicht fasst die wesentlichen Eckpunkte dieser Datenschutzerklärung zusammen. Sie ersetzt nicht die vollständige Lektüre der nachfolgenden Kapitel, sondern dient als schneller Einstieg.
5900 Balcones Drive #28434, Austin, TX 78731, USA
Website: https://www.talentmedia.io
E-Mail: [email protected]
Talent Media Group LLC (nachfolgend „TMG“, „wir“ oder „uns“) betreibt eine Employer Presence Platform, über die Unternehmen ihre Arbeitgeberwahrnehmung auf öffentlich zugänglichen Plattformen und im offenen Web analysieren, verwalten und weiterentwickeln können. TMG versteht sich dabei als spezialisierter Technologie- und Beratungsdienstleister für Employer Branding, Reputationsmanagement und Recruiting-Marketing, nicht als Vermittler zwischen Unternehmen und Kandidatinnen bzw. Kandidaten.
TMG ist ausdrücklich keine Personalvermittlung, kein Headhuntingunternehmen und kein Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, „ATS“). TMG trifft keine Personalentscheidungen und ist nicht an der Auswahl, Bewertung oder Einstellung von Kandidatinnen und Kandidaten beteiligt. Bewerbungen von Kandidatinnen und Kandidaten werden ausschließlich direkt an den jeweiligen Arbeitgeber oder an das von diesem eingesetzte ATS übermittelt; TMG erhält, verarbeitet oder speichert im Regelfall keine Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe oder sonstige Bewerbungsdokumente von Kandidatinnen und Kandidaten. Soweit TMG im Einzelfall dennoch Kenntnis von derartigen Unterlagen erlangen sollte – etwa weil ein Kundenunternehmen versehentlich Bewerbungsunterlagen in ein Freitextfeld von HireEngine einträgt – werden diese nicht inhaltlich ausgewertet und auf Hinweis des Kundenunternehmens unverzüglich gelöscht.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website, unserer Plattform „HireEngine“ sowie im Rahmen unserer sonstigen Dienstleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt, an wen Daten gegebenenfalls weitergegeben werden, wie lange Daten gespeichert werden und welche Rechte Ihnen als betroffener Person zustehen. Sie orientiert sich in Aufbau und Detailtiefe an den in der Branche üblichen Standards vergleichbarer HR-Technologie- und SaaS-Anbieter und soll Ihnen eine vollständige, in sich konsistente und nachvollziehbare Übersicht über sämtliche relevanten Verarbeitungstätigkeiten von TMG geben.
Diese Datenschutzerklärung richtet sich sowohl an Besucherinnen und Besucher unserer Website als auch an Ansprechpartner, Nutzerinnen und Nutzer unserer Kundenunternehmen, die im Rahmen der Nutzung von HireEngine personenbezogene Daten mit uns teilen, sowie an Personen, deren Daten wir im Rahmen der Erstellung des Employer Presence Score™ aus öffentlich zugänglichen Quellen verarbeiten. Sie ersetzt nicht die gesonderten vertraglichen Vereinbarungen (insbesondere Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO), die TMG mit ihren Kundenunternehmen abschließt und die im Verhältnis zwischen TMG und dem jeweiligen Kundenunternehmen vorrangig gelten, soweit sie speziellere Regelungen enthalten.
| Zweck | Klarstellung der datenschutzrechtlichen Rollenverteilung zwischen TMG und ihren Kundenunternehmen. |
| Daten | Nicht zutreffend (rollenbeschreibende Klarstellung). |
| Rechtsgrundlage | Nicht zutreffend. |
| Empfänger | Nicht zutreffend. |
| Speicherdauer | Nicht zutreffend. |
| Drittlandübermittlung | Nicht zutreffend. |
Im Verhältnis zu ihren Kundenunternehmen agiert TMG in unterschiedlichen Rollen, je nachdem, um welche Datenverarbeitung es sich handelt. Hinsichtlich der Daten von Ansprechpartnern und Nutzern der Kundenunternehmen (vgl. Kapitel 7) sowie hinsichtlich der Rechnungs- und Vertragsdaten (vgl. Kapitel 5 und 7) handelt TMG regelmäßig als eigenständig Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO, da TMG über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung selbst entscheidet. Hinsichtlich bestimmter, im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag näher bezeichneter Datenkategorien, die ein Kundenunternehmen selbst in HireEngine einstellt und über deren Verarbeitung im Detail das Kundenunternehmen bestimmt, kann TMG hingegen als Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO für das jeweilige Kundenunternehmen tätig werden. In diesem Fall gelten vorrangig die Regelungen des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags; betroffene Personen, die Rechte gegenüber dem Kundenunternehmen als datenschutzrechtlich Verantwortlichem geltend machen möchten, werden gebeten, sich zunächst an das jeweilige Kundenunternehmen zu wenden.
Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Datenverarbeitungsvorgänge, die im Zusammenhang mit den folgenden Angeboten von TMG stehen:
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites, Plattformen oder Dienste Dritter, auf die von unserer Website aus verlinkt wird, insbesondere nicht für die in Kapitel 10 genannten öffentlichen Datenquellen. Für diese gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter. TMG hat auf die Datenverarbeitung dieser Drittanbieter keinen Einfluss und übernimmt hierfür keine Verantwortung.
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung können im Einzelfall gesonderte Datenschutzhinweise gelten, etwa im Rahmen konkreter Auftragsverarbeitungsverträge mit Kundenunternehmen oder im Rahmen einzelner, punktuell durchgeführter Marketingaktionen. In einem solchen Fall wird auf die vorrangige Geltung der spezielleren Regelung an der jeweiligen Stelle gesondert hingewiesen.
Soweit in dieser Datenschutzerklärung Begriffe der DSGVO verwendet werden, gelten die dort in Art. 4 DSGVO definierten Begriffsbestimmungen. Ergänzend gelten für Zwecke dieser Datenschutzerklärung die folgenden Begriffsbestimmungen:
TMG verarbeitet personenbezogene Daten unter Beachtung der in Art. 5 DSGVO niedergelegten Grundsätze, insbesondere der Grundsätze von Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit sowie Rechenschaftspflicht.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn mindestens eine der folgenden Rechtsgrundlagen einschlägig ist: Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erforderlichkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder Erforderlichkeit zur Wahrung berechtigter Interessen von TMG oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
TMG trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die rechtliche Wirkung gegenüber betroffenen Personen entfalten oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Dies gilt insbesondere für die Berechnung des Employer Presence Score™, der ausschließlich als analytisches Hilfsmittel für Kundenunternehmen dient und keine automatisierten Entscheidungen über Einzelpersonen zur Folge hat.
Soweit sich TMG in einzelnen Verarbeitungstätigkeiten auf ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützt, hat TMG hierzu jeweils eine Interessenabwägung vorgenommen. Dabei wird geprüft, ob das von TMG verfolgte Interesse legitim ist, ob die konkrete Verarbeitung zur Erreichung dieses Interesses erforderlich ist und ob die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person im Einzelfall überwiegen. Die jeweiligen Erwägungen zu dieser Abwägung sind, soweit für das Verständnis der betroffenen Person erforderlich, in den jeweiligen Kapiteln dieser Datenschutzerklärung dargestellt; im Übrigen sind die vollständigen Interessenabwägungen in den internen Verarbeitungsverzeichnissen von TMG gemäß Art. 30 DSGVO dokumentiert und können bei berechtigtem Interesse angefragt werden.
TMG erhebt personenbezogene Daten grundsätzlich nur in dem Umfang, der für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), und verwendet, soweit möglich und mit dem jeweiligen Zweck vereinbar, pseudonymisierte oder aggregierte Daten anstelle personenbezogener Einzeldaten.
Beim Aufruf unserer Website https://www.talentmedia.io erhebt unser System automatisch Informationen im Rahmen sogenannter Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt.
| Zweck | Technische Bereitstellung der Website, Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität, technische Administration. |
| Daten | IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt (Referrer-URL), Browsertyp und -version, Betriebssystem des Endgeräts. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website). |
| Empfänger | Hosting-Anbieter Bluehost als Auftragsverarbeiter. |
| Speicherdauer | Logfiles werden aus Sicherheitsgründen für einen Zeitraum von in der Regel bis zu 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht, soweit keine Aufbewahrung zu Beweiszwecken im Einzelfall erforderlich ist. |
| Drittlandübermittlung | Keine Übermittlung in ein Drittland im Rahmen des regulären Hostingbetriebs. |
| Zweck | Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen, Kontaktaufnahme im Rahmen der Geschäftsanbahnung. |
| Daten | Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer (soweit angegeben), Inhalt der Nachricht sowie freiwillig mitgeteilte weitere Angaben. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen), soweit keine vertragliche Anbahnung vorliegt. |
| Empfänger | Google Workspace als Auftragsverarbeiter für E-Mail-Hosting; GoHighLevel als CRM-Auftragsverarbeiter, sofern die Anfrage in das CRM überführt wird. |
| Speicherdauer | Löschung der Anfrage, sobald diese abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; im Regelfall nach 24 Monaten ohne weiteren Kontakt. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Google LLC (USA) im Rahmen der Nutzung von Google Workspace; vgl. hierzu die Ausführungen in Kapitel 15. |
Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die beim Besuch einer Website auf dem Endgerät der Nutzerin bzw. des Nutzers gespeichert wird. Cookies können sowohl für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) als auch dauerhaft (persistente Cookies) gespeichert werden und dienen unterschiedlichen Zwecken, von der technischen Bereitstellung einer Website bis hin zur Analyse des Nutzungsverhaltens oder zu Werbezwecken.
Unsere Website verwendet aktuell ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website zwingend erforderlich sind (z. B. zur Aufrechterhaltung einer Sitzung oder zur Speicherung von Sicherheitseinstellungen). Für diese technisch notwendigen Cookies ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO keine gesonderte Einwilligung erforderlich, da ohne diese Cookies bestimmte Funktionen der Website nicht bereitgestellt werden können.
| Zweck | Aufrechterhaltung der technischen Grundfunktionen der Website, insbesondere von Sitzungen und Sicherheitseinstellungen. |
| Daten | Zufällig generierte Sitzungskennung, Zeitpunkt der Cookie-Setzung, technische Konfigurationswerte (z. B. bevorzugte Sprache, sofern angeboten). |
| Rechtsgrundlage | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. |
| Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte; Verarbeitung ausschließlich auf der von Bluehost bereitgestellten Infrastruktur. |
| Speicherdauer | Session-Cookies werden mit Beendigung der Browser-Sitzung automatisch gelöscht; etwaige technisch notwendige persistente Cookies werden nach spätestens 12 Monaten automatisch gelöscht.. |
| Drittlandübermittlung | Keine gesonderte Drittlandübermittlung über das reguläre Hosting gemäß Kapitel 5 hinaus. |
Sollte eine der vorgenannten Technologien künftig implementiert werden, wird TMG diese Datenschutzerklärung um ein eigenständiges Kapitel mit den Angaben zu Zweck, verarbeiteten Daten, Rechtsgrundlage, Empfängern, Speicherdauer sowie – soweit einschlägig – zur Drittlandübermittlung ergänzen und, soweit erforderlich, ein Cookie-Consent-Banner einbinden, über das Nutzerinnen und Nutzer vor der Aktivierung nicht notwendiger Cookies ihre Einwilligung erteilen oder verweigern können. Bereits gesetzte, technisch nicht notwendige Cookies dürfen nach geltendem Recht ohnehin erst nach erteilter Einwilligung aktiv werden; ein „Opt-out“ nach bereits erfolgter Datenverarbeitung genügt insoweit nicht.
Nutzerinnen und Nutzer können Cookies jederzeit über die Einstellungen ihres Browsers verwalten, blockieren oder löschen. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass einzelne Funktionen unserer Website nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung stehen.
HireEngine ist die zentrale Softwareplattform von TMG, über die Kundenunternehmen ihre Employer-Presence-Daten verwalten, Reviews überwachen, Reports erstellen und den Employer Presence Score™ einsehen können. Im Rahmen des Betriebs von HireEngine verarbeitet TMG unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten, die im Folgenden im Einzelnen dargestellt werden.
| Zweck | Einrichtung und Verwaltung von Kundenkonten, Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Kommunikation im Rahmen der Leistungserbringung. |
| Daten | Unternehmensname, Anschrift des Unternehmens, Name des Ansprechpartners, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, Position/Funktion im Unternehmen. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung mit dem Kundenunternehmen bzw. vorvertragliche Maßnahmen). |
| Empfänger | Interne Mitarbeitende von TMG mit entsprechender Rollenberechtigung; Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter; GoHighLevel als CRM-Auftragsverarbeiter. |
| Speicherdauer | Für die Dauer der Vertragslaufzeit zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren für abrechnungsrelevante Unterlagen). |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. und GoHighLevel, LLC (jeweils USA), soweit deren Infrastruktur genutzt wird; vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Authentifizierung und Autorisierung von Nutzerinnen und Nutzern, Absicherung des Zugriffs auf HireEngine, Nachvollziehbarkeit von Änderungen. |
| Daten | Benutzername, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich verschlüsselt/gehasht gespeichert, niemals im Klartext), zugewiesene Rolle (vgl. Kapitel 8), Zeitpunkt der letzten Anmeldung. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der IT-Sicherheit). |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-/Auth-Infrastrukturanbieter; keine Weitergabe von Passwörtern an sonstige Dritte. |
| Speicherdauer | Für die Dauer des Bestehens des Benutzerkontos; Löschung spätestens 90 Tage nach Deaktivierung des Kontos, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Bereitstellung der Kernfunktionalität von HireEngine, Analyse und Visualisierung der Arbeitgeberwahrnehmung, interne Kommentierung durch Nutzer. |
| Daten | Berechnete Score-Werte je Kategorie, zugrunde liegende Rohdaten aus öffentlichen Quellen (vgl. Kapitel 10), von Nutzern erfasste interne Kommentare und Notizen, Änderungshistorie. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Kundenunternehmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung öffentlich zugänglicher Informationen zu Analysezwecken). |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter; KI-Dienstleister gemäß Kapitel 13, soweit zur Analyseunterstützung eingesetzt. |
| Speicherdauer | Für die Dauer der Vertragslaufzeit; historische Score-Verläufe werden zu Benchmarking-Zwecken pseudonymisiert bis zu 36 Monate über das Vertragsende hinaus aufbewahrt, sofern das Kundenunternehmen dem nicht widerspricht. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. (USA) sowie ggf. an Anthropic, OpenAI bzw. Google im Rahmen der KI-gestützten Analyse; vgl. Kapitel 13 und 15. |
| Zweck | Erstellung von Berichten für Kundenunternehmen, Ermöglichung des Datenexports zur internen Weiterverarbeitung durch das Kundenunternehmen. |
| Daten | Aggregierte und unternehmensbezogene Daten aus HireEngine, ggf. personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, sofern diese in Reports referenziert werden. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). |
| Empfänger | Keine Weitergabe an Dritte über das Kundenunternehmen hinaus; technische Verarbeitung durch Supabase und ggf. Cloudflare zur Auslieferung. |
| Speicherdauer | Exportierte Dateien werden serverseitig für maximal 30 Tage vorgehalten und danach automatisiert gelöscht; die zugrunde liegenden Daten unterliegen der Speicherdauer gemäß Ziff. 7.3. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. und Cloudflare, Inc. (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Zuordnung von Employer-Presence-Daten zu einzelnen Unternehmensstandorten und ausgeschriebenen Stellen, Benchmarking auf Standort- bzw. Jobebene. |
| Daten | Standortbezeichnungen und -adressen des Kundenunternehmens, Stellentitel, Stellenkategorien, Verlinkungen zu Stellenanzeigen. Es werden keine Bewerberdaten (Lebensläufe, Anschreiben) verarbeitet. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter. |
| Speicherdauer | Für die Dauer der Vertragslaufzeit; Löschung innerhalb von 90 Tagen nach Vertragsende. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Verknüpfung des Kundenunternehmens mit dessen Präsenzen auf externen Plattformen zur zentralen Übersicht innerhalb von HireEngine. |
| Daten | URLs zu LinkedIn-, Google-, kununu-, Indeed-, Glassdoor-, Facebook- und Wikipedia-Profilen des Kundenunternehmens. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit es sich um öffentlich zugängliche Unternehmensprofile handelt. |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter. |
| Speicherdauer | Für die Dauer der Vertragslaufzeit; Löschung innerhalb von 90 Tagen nach Vertragsende. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Fehlerbehebung, technischer Support gegenüber Kundenunternehmen, Wartung der Plattform. |
| Daten | Sämtliche in HireEngine gespeicherten Daten des betroffenen Kundenunternehmens, soweit dies zur Fehlerbehebung erforderlich ist. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an funktionsfähigem Support). |
| Empfänger | Ausschließlich autorisierte Mitarbeitende von TMG mit der Rolle „Administrator“ (vgl. Kapitel 8). |
| Speicherdauer | Zugriffe erfolgen anlassbezogen und werden nicht gesondert über die in Ziff. 7.7a genannten Audit-Logs hinaus gespeichert. |
| Drittlandübermittlung | Kein gesonderter Drittlandtransfer über die in Ziff. 7.1–7.6 beschriebene Infrastruktur hinaus. |
| Zweck | Nachvollziehbarkeit von Änderungen innerhalb von HireEngine, Absicherung gegen unautorisierte Zugriffe, Erfüllung von Nachweispflichten. |
| Daten | Nutzerkennung, Zeitstempel, durchgeführte Aktion (z. B. Änderung, Freigabe, Export), betroffenes Datenobjekt, IP-Adresse des zugreifenden Systems. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Nachweisbarkeit). |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter; interne Systemadministratoren von TMG. |
| Speicherdauer | 12 Monate ab Erstellung des jeweiligen Log-Eintrags, danach automatisierte Löschung, soweit keine konkreten Sicherheitsvorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Supabase Inc. (USA); vgl. Kapitel 15. |
Der Zugriff auf personenbezogene Daten innerhalb von HireEngine ist durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept beschränkt. Jede Rolle erhält ausschließlich diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich sind (Prinzip der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Sämtliche Zugriffe werden gemäß Ziff. 7.7 protokolliert. Die Vergabe, Änderung und der Entzug von Rollen erfolgt ausschließlich durch autorisierte Administratoren bzw. durch berechtigte Nutzer des jeweiligen Kundenunternehmens.
Der Employer Presence Score™ ist eine von TMG entwickelte, mehrdimensionale Kennzahl zur Bewertung der Arbeitgeberwahrnehmung eines Unternehmens. Er setzt sich aus mehreren Teilkategorien zusammen und wird ausschließlich auf Unternehmensebene, nicht auf Ebene identifizierbarer Einzelpersonen, gebildet.
| Zweck | Strukturierte, vergleichbare Bewertung der Arbeitgeberwahrnehmung eines Unternehmens anhand der Kategorien Employer Brand, Reviews, Profile, Visibility, Content, Candidate Journey, Recruiting Experience sowie Benchmarking gegenüber Wettbewerbern. |
| Daten | Aggregierte, unternehmensbezogene Kennzahlen; sofern in zugrunde liegenden Reviews personenbezogene Angaben enthalten sind (z. B. Klarnamen in Bewertungstexten), werden diese im Rahmen der Score-Berechnung nicht gesondert ausgewertet, sondern lediglich in aggregierter, unternehmensbezogener Form berücksichtigt. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung öffentlich zugänglicher Informationen für Analysezwecke) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zum Kundenunternehmen. |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter; KI-Dienstleister gemäß Kapitel 13 zur Unterstützung der Analyse. |
| Speicherdauer | Vgl. Ziff. 7.3. |
| Drittlandübermittlung | Vgl. Ziff. 7.3 und Kapitel 15. |
9.2 Transparenz und Grenzen der Methodik. Die konkrete Gewichtung der einzelnen Teilkategorien des Employer Presence Score™ wird von TMG kontinuierlich weiterentwickelt, um Veränderungen im Nutzungsverhalten auf den zugrunde liegenden Plattformen (z. B. Verschiebung der Kandidatenreise hin zu KI-gestützten Suchsystemen) abzubilden. Der Score stellt eine Momentaufnahme dar, die auf öffentlich verfügbaren Informationen zum jeweiligen Erhebungszeitpunkt basiert, und erhebt keinen Anspruch auf eine erschöpfende oder abschließende Bewertung der tatsächlichen Arbeitgeberqualität eines Unternehmens.
Klarstellend weist TMG darauf hin, dass die Berechnung des Employer Presence Score™ keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO darstellt. Der Score dient ausschließlich als analytisches Hilfsmittel für Kundenunternehmen und entfaltet keine rechtliche Wirkung gegenüber Einzelpersonen. Insbesondere werden aus dem Score keine automatisierten Entscheidungen über Bewerberinnen und Bewerber oder Mitarbeitende abgeleitet.
Zur Erstellung des Employer Presence Score™ sowie zur Bereitstellung von Reviews, Reports und Benchmarking-Funktionen greift TMG auf öffentlich zugängliche Datenquellen zurück. Es handelt sich hierbei ausschließlich um Informationen, die von den jeweiligen Unternehmen, Plattformbetreibern oder Behörden bereits öffentlich zugänglich gemacht wurden.
| Zweck | Erstellung des Employer Presence Score™, Bereitstellung von Benchmarking-Daten, Aktualisierung von Unternehmensprofilen innerhalb von HireEngine. |
| Daten | Öffentlich zugängliche Unternehmensinformationen, Bewertungen und Bewertungstexte (einschließlich etwaiger darin enthaltener Namen von Bewertenden, soweit von diesen selbst öffentlich gemacht), Unternehmenskennzahlen aus Handelsregister und Bundesanzeiger, Pressemitteilungen sowie Einträge in öffentlichen Unternehmensverzeichnissen. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung frei zugänglicher, von den betroffenen Personen bzw. Unternehmen selbst veröffentlichter Informationen zu Analyse- und Benchmarking-Zwecken). |
| Empfänger | Supabase als Datenbank-Infrastrukturanbieter; KI-Dienstleister gemäß Kapitel 13, soweit zur automatisierten Aufbereitung eingesetzt. |
| Speicherdauer | Regelmäßige Aktualisierung; historische Datenstände werden gemäß Ziff. 7.3 aufbewahrt. |
| Drittlandübermittlung | Vgl. Kapitel 15. |
10.3 Aktualisierungszyklus und Datenqualität. Die aus den vorgenannten Quellen erhobenen Daten werden von TMG in regelmäßigen, plattformabhängigen Intervallen aktualisiert, um die Aktualität des Employer Presence Score™ sicherzustellen. TMG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der von Dritten öffentlich bereitgestellten Informationen, da diese nicht von TMG selbst erstellt werden, sondern von den jeweiligen Plattformen bzw. den dort agierenden Nutzerinnen und Nutzern übernommen werden.
10.4 Rechte betroffener Personen bei Verarbeitung aus öffentlichen Quellen. Natürlichen Personen, deren Name im Rahmen einer öffentlich zugänglichen Bewertung oder Veröffentlichung verarbeitet wird, steht gegenüber TMG grundsätzlich ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt ist. TMG wird einem solchen Widerspruch nachkommen, es sei denn, TMG kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen. Da die zugrunde liegenden Originalinhalte auf den jeweiligen Drittplattformen (z. B. kununu, Glassdoor) veröffentlicht wurden und dort fortbestehen, kann ein Widerspruch gegenüber TMG die Sichtbarkeit auf der jeweiligen Drittplattform selbst nicht beeinflussen; hierfür ist eine gesonderte Geltendmachung gegenüber dem jeweiligen Plattformbetreiber erforderlich.
TMG erhebt aus diesen Quellen ausschließlich Informationen mit Unternehmensbezug. Sollten in Bewertungstexten oder öffentlichen Quellen personenbezogene Angaben zu natürlichen Personen enthalten sein (z. B. Namen von Bewertenden, die diese selbst im Rahmen ihrer Bewertung angegeben haben), werden diese von TMG nicht gesondert weiterverarbeitet, sondern lediglich im Rahmen der unveränderten Darstellung der jeweiligen Bewertung innerhalb von HireEngine angezeigt. Betroffene Personen, die eine Berichtigung oder Löschung eines auf einer der genannten Plattformen veröffentlichten Beitrags wünschen, werden gebeten, sich direkt an die jeweilige Plattform zu wenden, da TMG auf die dort gespeicherten Inhalte keinen unmittelbaren Einfluss hat.
Im Rahmen der Geschäftsanbahnung und -durchführung nutzt TMG verschiedene Kommunikationswerkzeuge.
| Zweck | Geschäftskorrespondenz mit Interessenten, Kundenunternehmen und Dienstleistern. |
| Daten | Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Korrespondenz, Anhänge. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. |
| Empfänger | Google LLC / Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter für Google Workspace. |
| Speicherdauer | Für die Dauer der Geschäftsbeziehung zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Google LLC (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Vereinbarung und Verwaltung von Terminen mit Interessenten und Kundenunternehmen. |
| Daten | Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, freiwillig gemachte Angaben in Terminformularen. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung). |
| Empfänger | Calendly, LLC als Auftragsverarbeiter. |
| Speicherdauer | Bis zu 24 Monate nach dem letzten vereinbarten Termin, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Calendly, LLC (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Durchführung von Beratungs-, Vertriebs- und Supportgesprächen. |
| Daten | Name, E-Mail-Adresse, Bild- und Tonsignal während der Teilnahme, im Chat übermittelte Nachrichten. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. |
| Empfänger | Google LLC / Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter. |
| Speicherdauer | Es findet keine standardmäßige Aufzeichnung statt; sofern im Einzelfall eine Aufzeichnung erfolgt, geschieht dies nur mit vorheriger Ankündigung und, soweit erforderlich, Einwilligung der Teilnehmenden; Löschung spätestens 90 Tage nach der jeweiligen Aufzeichnung. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Google LLC (USA); vgl. Kapitel 15. |
| Zweck | Interne Teamkommunikation sowie, sofern mit einzelnen Kundenunternehmen vereinbart, projektbezogene Kommunikation über gemeinsame Slack-Kanäle. |
| Daten | Name, Nutzername, E-Mail-Adresse, Profilbild, Inhalte der ausgetauschten Nachrichten und Dateien. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit vertraglich vereinbart. |
| Empfänger | Slack Technologies, LLC (Salesforce-Gruppe) als Auftragsverarbeiter. |
| Speicherdauer | Gemäß den in den jeweiligen Slack-Arbeitsbereichen konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien, im Regelfall für die Dauer der Geschäftsbeziehung. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Slack Technologies, LLC (USA); vgl. Kapitel 15. |
11.5 Protokollierung geschäftlicher Kommunikation. TMG protokolliert geschäftliche Kommunikation im üblichen Umfang der jeweils eingesetzten Werkzeuge (z. B. E-Mail-Verläufe, Slack-Kanalverläufe), um Geschäftsvorgänge nachvollziehen und Verpflichtungen gegenüber Kundenunternehmen nachweisen zu können. Eine darüberhinausgehende systematische Auswertung des Kommunikationsverhaltens einzelner Personen (z. B. Reaktionszeiten, Verhaltensprofile) findet nicht statt.
| Zweck | Information über Neuigkeiten, Produktentwicklungen und branchenrelevante Inhalte im Bereich Employer Presence. |
| Daten | E-Mail-Adresse, ggf. Name, Angaben zum Öffnungs- und Klickverhalten innerhalb des Newsletters (soweit technisch erfasst). |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung im Double-Opt-in-Verfahren). |
| Empfänger | Beehiiv, Inc. als Auftragsverarbeiter für den Newsletterversand. |
| Speicherdauer | Bis zum Widerruf der Einwilligung (Abmeldung); nach Abmeldung Löschung innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Beehiiv, Inc. (USA); vgl. Kapitel 15. |
Die Einwilligung zum Newsletterbezug kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z. B. über den in jeder Newsletter-E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder durch formlose Mitteilung an [email protected].
TMG setzt im Rahmen der Leistungserbringung KI-gestützte Systeme verschiedener Anbieter ein, insbesondere von Anthropic (Claude), OpenAI sowie Google (Gemini), ergänzt durch von TMG selbst entwickelte bzw. trainierte Modelle. Der Einsatz dient ausschließlich der Unterstützung interner und kundenseitiger Analyseprozesse, insbesondere der Aufbereitung von Reviews, der Erstellung von Reportentwürfen und der Unterstützung bei der Berechnung von Teilaspekten des Employer Presence Score™.
| Zweck | Automatisierte Unterstützung bei der Auswertung großer Mengen öffentlich zugänglicher Informationen (z. B. Reviews), Erstellung von Textentwürfen für Reports. |
| Daten | Unternehmensbezogene Daten gemäß Kapitel 7, 9 und 10; nach Möglichkeit werden Daten vor Übermittlung an KI-Dienste pseudonymisiert bzw. auf das für die jeweilige Analyse erforderliche Maß beschränkt. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter, KI-gestützter Datenaufbereitung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zum Kundenunternehmen. |
| Empfänger | Anthropic, PBC; OpenAI, L.L.C.; Google LLC / Google Ireland Limited, jeweils als Auftragsverarbeiter im Rahmen entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements). |
| Speicherdauer | Die Verarbeitung durch die genannten KI-Anbieter erfolgt nach den jeweils vereinbarten Bedingungen; nach unserer Kenntnis werden über die API übermittelte Daten durch die Anbieter grundsätzlich nicht standardmäßig zu Trainingszwecken der jeweiligen Basismodelle verwendet, sofern dies vertraglich ausgeschlossen ist. Für aktuelle Angaben verweisen wir auf die Datenschutz- bzw. Auftragsverarbeitungsdokumentation des jeweiligen Anbieters. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Anthropic, PBC und OpenAI, L.L.C. (jeweils USA) sowie ggf. Google LLC (USA); vgl. Kapitel 15. |
13.2 Ausschluss der Nutzung zu Trainingszwecken durch Dritte. TMG hat mit den in Ziff. 13.1 genannten KI-Anbietern jeweils vertragliche Vereinbarungen getroffen bzw. nutzt hierfür deren API-Angebote unter kommerziellen Nutzungsbedingungen (im Unterschied zu unentgeltlichen Verbraucherprodukten), nach denen über die Schnittstelle übermittelte Daten grundsätzlich nicht zum Training der jeweiligen Basismodelle des Anbieters verwendet werden. TMG überprüft diese Zusicherungen regelmäßig anhand der jeweils aktuellen Anbieterdokumentation.
13.3 Menschliche Überprüfung (Human-in-the-loop). TMG trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO auf Basis der genannten KI-Systeme. Sämtliche mit Unterstützung von KI-Systemen erstellten Auswertungen und Reportentwürfe werden vor Auslieferung an Kundenunternehmen durch Mitarbeitende von TMG inhaltlich überprüft und, soweit erforderlich, angepasst. KI-Systeme werden bei TMG ausschließlich unterstützend eingesetzt und ersetzen keine fachliche Beurteilung durch Mitarbeitende von TMG.
13.4 Eigene Modelle. Eigene, von TMG entwickelte oder feinabgestimmte Modelle werden ausschließlich mit unternehmensbezogenen, aggregierten Daten trainiert bzw. betrieben; eine Verwendung individualisierter personenbezogener Daten einzelner natürlicher Personen zu Trainingszwecken findet nicht statt.
Im Rahmen der Leistungserbringung setzt TMG die nachfolgend genannten Unterauftragsverarbeiter ein. TMG befindet sich zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung im Prozess, mit sämtlichen nachfolgend genannten Unterauftragsverarbeitern Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen. Die Aufnahme bzw. Fortsetzung der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kundenunternehmen über einen bestimmten Anbieter erfolgt erst nach Abschluss des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags mit diesem Anbieter. Eine aktuelle Übersicht des Bearbeitungsstands ist in Anhang I dieser Datenschutzerklärung zusammengefasst und kann zudem jederzeit unter [email protected] angefragt werden.
TMG behält sich vor, im Rahmen der Weiterentwicklung ihrer Dienstleistungen weitere Unterauftragsverarbeiter einzusetzen oder bestehende auszutauschen. Kundenunternehmen, mit denen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung besteht, werden über wesentliche Änderungen der Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der dort vereinbarten Informationspflichten unterrichtet, regelmäßig mit der Möglichkeit, einer neuen Unterauftragsverarbeitung innerhalb einer angemessenen Frist zu widersprechen.
14.1 Auswahlkriterien für Unterauftragsverarbeiter. Bei der Auswahl von Unterauftragsverarbeitern berücksichtigt TMG insbesondere: die Reputation und Marktstellung des Anbieters, das Vorhandensein anerkannter Sicherheitszertifizierungen, die vertragliche Bereitschaft zum Abschluss von Standardvertragsklauseln bzw. den Nachweis einer Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework, den Serverstandort und die Möglichkeit einer europäischen Datenverarbeitung (soweit von TMG für die jeweilige Funktion als vorzugswürdig erachtet), sowie die Transparenz des Anbieters hinsichtlich eigener Unter-Unterauftragsverarbeiter.
14.2 Kategorien von Empfängern außerhalb der in Anhang I genannten Unterauftragsverarbeiter. Neben den in Anhang I aufgeführten technischen Dienstleistern kann TMG personenbezogene Daten im Einzelfall an folgende Empfängerkategorien übermitteln: staatliche Stellen und Behörden, soweit TMG hierzu gesetzlich verpflichtet ist; Rechts- und Steuerberater von TMG, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen von TMG erforderlich ist; sowie im Rahmen einer Unternehmenstransaktion (z. B. Verkauf, Fusion, Due-Diligence-Prüfung) potenzielle Erwerber und deren Berater, jeweils unter Wahrung angemessener Vertraulichkeitsvereinbarungen.
| Zweck | Interne Dokumentation von Prozessen, Wissensmanagement, Versionsverwaltung von Quellcode und Konfigurationsdateien der Plattform HireEngine. |
| Daten | In der Regel keine personenbezogenen Daten von Kundenunternehmen; ausnahmsweise können geschäftliche Kontaktdaten interner Ansprechpartner oder Konfigurationsparameter enthalten sein, die im Rahmen der internen Dokumentation referenziert werden. |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter interner Organisation und Softwareentwicklung). |
| Empfänger | Notion Labs, Inc. (internes Wissensmanagement) und GitHub, Inc. (Quellcode- und Konfigurationsverwaltung); Auftragsverarbeitungsverträge mit beiden Anbietern befinden sich in Vorbereitung (vgl. Anhang I). |
| Speicherdauer | Für die Dauer der Nutzung des jeweiligen internen Werkzeugs; regelmäßige Bereinigung veralteter Inhalte im Rahmen der internen Datenpflege. |
| Drittlandübermittlung | Übermittlung an Notion Labs, Inc. und GitHub, Inc. (jeweils USA); vgl. Kapitel 15. |
Die Website von TMG wird technisch aus den USA bereitgestellt (Hosting über Bluehost). Anwendungsdaten von HireEngine, insbesondere die in Kapitel 7 beschriebenen Kundendaten, werden hingegen serverseitig in Deutschland bzw. im europäischen Wirtschaftsraum gespeichert und verarbeitet, mit einem Verarbeitungsschwerpunkt in Frankfurt am Main. TMG hat diese Architektur bewusst gewählt, um für die operative Kundendatenverarbeitung ein hohes europäisches Datenschutzniveau sicherzustellen.
Ungeachtet dessen kommt es im Rahmen des Einsatzes einzelner Unterauftragsverarbeiter (insbesondere Bluehost, Supabase im Hinblick auf konzerninterne Supportzugriffe, Cloudflare, Google Workspace, Calendly, GoHighLevel, Stripe, Beehiiv, GitHub, Notion sowie der KI-Anbieter Anthropic, OpenAI und Google) zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA, d. h. in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittland).
Für Übermittlungen in die USA ist TMG verpflichtet, geeignete Garantien im Sinne von Art. 44 ff. DSGVO vorzuhalten. TMG befindet sich zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung in der aktiven Umsetzung dieser Garantien und hat diese noch nicht mit sämtlichen der oben genannten Anbieter abgeschlossen. Bis zum Abschluss der jeweils erforderlichen Garantie mit einem bestimmten Anbieter beschränkt TMG die über diesen Anbieter verarbeiteten personenbezogenen Daten auf das unbedingt erforderliche Maß bzw. verzichtet, soweit möglich, auf die Verarbeitung personenbezogener Daten über diesen Anbieter. Der aktuelle Bearbeitungsstand je Anbieter ist Anhang I zu entnehmen.
TMG stützt sich, je nach Anbieter, auf folgende Arten von Garantien, sobald diese abgeschlossen sind:
15.1 Übergangsweise Maßnahmen bis zum Abschluss der Garantien. Bis zum vollständigen Abschluss der vorgenannten Garantien mit sämtlichen Anbietern trifft TMG ergänzend organisatorische Maßnahmen, um das Risiko für betroffene Personen zu begrenzen, insbesondere die Beschränkung der über die betroffenen Anbieter verarbeiteten Datenmengen auf das notwendige Minimum sowie eine beschleunigte Priorisierung des Vertragsabschlusses mit denjenigen Anbietern, über die besonders sensible oder umfangreiche Daten verarbeitet werden. TMG plant, den vollständigen Abschluss sämtlicher Garantien zeitnah herbeizuführen, und wird diese Datenschutzerklärung nach Abschluss unverzüglich aktualisieren.
15.2 Transfer-Folgenabschätzung (Transfer Impact Assessment). Für Übermittlungen, die auf Standardvertragsklauseln gestützt werden, prüft TMG im Rahmen einer Transfer-Folgenabschätzung ergänzend, ob im Empfängerland tatsächliche Umstände vorliegen, die die Wirksamkeit der vereinbarten Garantien beeinträchtigen könnten, insbesondere im Hinblick auf den Zugriff staatlicher Stellen auf die übermittelten Daten. Soweit erforderlich, ergreift TMG zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Pseudonymisierung, vertragliche Zusatzklauseln), um ein der DSGVO im Wesentlichen gleichwertiges Schutzniveau sicherzustellen.
Eine Kopie der jeweils einschlägigen Garantien (Nachweis der DPF-Zertifizierung bzw. der abgeschlossenen Standardvertragsklauseln), sobald diese vorliegen, kann bei TMG unter [email protected] angefragt werden. TMG beobachtet die Entwicklung der Rechtsprechung zum internationalen Datentransfer, insbesondere der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs, fortlaufend und passt die eingesetzten Garantien bei Bedarf an.
TMG speichert personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, oder soweit eine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist. Die konkreten Speicherfristen der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten sind in den jeweiligen Kapiteln dieser Datenschutzerklärung dargestellt.
Nach Zweckfortfall bzw. Ablauf der jeweiligen Speicherfrist werden personenbezogene Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) mit Aufbewahrungsfristen von in der Regel sechs bzw. zehn Jahren für abrechnungs- und buchhaltungsrelevante Unterlagen.
Referenztabelle Speicherdauern (Übersicht):
| Datenkategorie | Regel-Speicherdauer | Fundstelle |
|---|---|---|
| Server-Logfiles (Website) | bis zu 30 Tage | Ziff. 5.1 |
| Kontaktanfragen ohne Vertragsschluss | 24 Monate ohne weiteren Kontakt | Ziff. 5.2 |
| Accountdaten Kundenunternehmen | Vertragslaufzeit + gesetzliche Fristen (bis 10 Jahre) | Ziff. 7.1 |
| Benutzerkonten / Zugangsdaten | bis 90 Tage nach Deaktivierung | Ziff. 7.2 |
| Scores, Reviews, Kommentare | Vertragslaufzeit + bis 36 Monate (pseudonymisiert) | Ziff. 7.3 |
| Reports / Exporte (Dateien) | max. 30 Tage serverseitig | Ziff. 7.4 |
| Audit-Logs | 12 Monate | Ziff. 7.7 |
| Terminvereinbarungen (Calendly) | bis 24 Monate nach letztem Termin | Ziff. 11.2 |
| Newsletter-Kontaktdaten | bis zum Widerruf, danach 30 Tage | Kapitel 12 |
| Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen | 6–10 Jahre (HGB/AO) | Kapitel 16 |
TMG trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) im Sinne von Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten. Hierzu zählen insbesondere:
17.1 Organisatorische Maßnahmen. Ergänzend zu den technischen Maßnahmen hat TMG organisatorische Maßnahmen implementiert, darunter: die Verpflichtung sämtlicher Mitarbeitenden und Auftragnehmer auf Vertraulichkeit und Datenschutz, die Beschränkung physischer und logischer Zugänge nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung („least privilege“), die Durchführung von Datenschutz-Schulungen für Mitarbeitende mit Zugriff auf personenbezogene Daten sowie die sorgfältige Auswahl und regelmäßige Überprüfung sämtlicher Unterauftragsverarbeiter im Hinblick auf deren Datensicherheitsniveau.
17.2 Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. TMG hat interne Prozesse etabliert, um sicherheitsrelevante Vorfälle frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und einzudämmen. Beim Auftreten einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt, wird TMG dieser gemäß Art. 33 und 34 DSGVO unverzüglich, in der Regel innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden, an die zuständige Aufsichtsbehörde melden und betroffene Personen informieren, soweit gesetzlich erforderlich. Kundenunternehmen, deren Daten von einem Sicherheitsvorfall betroffen sind, werden von TMG unverzüglich und unabhängig von einer etwaigen eigenen Meldepflicht von TMG informiert, damit diese ihrerseits etwaige eigene Meldepflichten erfüllen können.
17.3 Auftragskontrolle bei Unterauftragsverarbeitern. TMG überprüft die von ihr eingesetzten Unterauftragsverarbeiter vor deren erstmaligem Einsatz sowie in regelmäßigen Abständen auf ein angemessenes Datensicherheitsniveau, unter anderem anhand vorhandener Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, SOC 2, sofern vom jeweiligen Anbieter vorgehalten), veröffentlichter Sicherheitsdokumentation sowie der abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsverträge.
Sofern die Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen, stehen Ihnen als betroffener Person die folgenden Rechte gegenüber TMG zu:
18.1 Auskunftsrecht im Detail. Im Rahmen Ihres Auskunftsrechts können Sie insbesondere Auskunft verlangen über: die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie eines Widerspruchsrechts, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei Ihnen selbst erhoben wurden, sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO und – soweit relevant – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer solchen Verarbeitung.
18.2 Löschung – Grenzen des Rechts. Ein Recht auf Löschung besteht insbesondere dann nicht bzw. nur eingeschränkt, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der eine Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten unterliegt (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gemäß Kapitel 16), oder soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
18.3 Datenübertragbarkeit. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nur für personenbezogene Daten, die Sie TMG auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben und deren Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Es umfasst nicht Daten, die im Rahmen der Erstellung des Employer Presence Score™ aus öffentlich zugänglichen Quellen gemäß Kapitel 10 erhoben wurden, da diese nicht von der betroffenen Person selbst bereitgestellt wurden.
18.4 Widerspruchsrecht. Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt ist, aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. TMG wird die betroffenen personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, TMG kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an [email protected]. TMG wird Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage, gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO bearbeiten; diese Frist kann sich bei komplexen oder zahlreichen Anfragen um weitere zwei Monate verlängern, worüber TMG Sie innerhalb der ursprünglichen Frist unter Angabe der Gründe informieren würde. Zur Wahrung Ihrer Rechte kann es erforderlich sein, dass sich TMG zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität einholt, um eine unbefugte Offenlegung Ihrer Daten gegenüber Dritten zu verhindern.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).
Da TMG mit Blick auf die Datenverarbeitung von HireEngine schwerpunktmäßig Daten aus Deutschland heraus verarbeitet, insbesondere in Frankfurt am Main, kann eine Beschwerde beispielsweise auch bei der für den jeweiligen Wohnsitz der betroffenen Person zuständigen deutschen Landesdatenschutzaufsichtsbehörde eingereicht werden. Eine Übersicht der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden ist unter www.datenschutzkonferenz-online.de abrufbar.
Das Angebot von TMG richtet sich ausschließlich an Unternehmen sowie an im Namen von Unternehmen handelnde volljährige natürliche Personen. Es richtet sich nicht an Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren. TMG erhebt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Sollte TMG Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten einer minderjährigen Person ohne die erforderliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten verarbeitet wurden, wird TMG diese Daten unverzüglich löschen.
TMG behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen der Dienstleistung bzw. der Datenverarbeitung anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung, die auf https://www.talentmedia.io abrufbar ist. Wesentliche Änderungen, die die Verarbeitung von Daten bestehender Kundenunternehmen betreffen, werden diesen zusätzlich in geeigneter Form mitgeteilt.
Die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung sowie deren Versionshistorie sind dem Dokumentenkontrollblatt zu Beginn dieses Dokuments zu entnehmen.
Talent Media Group LLC hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika und keine Niederlassung in der Europäischen Union. Da TMG jedoch im Rahmen des Betriebs von HireEngine regelmäßig personenbezogene Daten von betroffenen Personen verarbeitet, die sich in der Europäischen Union befinden, und diese Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Anbieten von Dienstleistungen an in der Union ansässige Kundenunternehmen steht, unterliegt TMG gemäß Art. 3 Abs. 2 DSGVO dem räumlichen Anwendungsbereich der DSGVO.
Vor diesem Hintergrund hat TMG gemäß Art. 27 DSGVO schriftlich den folgenden Vertreter in der Union benannt:
Der Vertreter ist gemäß Art. 27 Abs. 4 DSGVO befugt, zusätzlich zu oder anstelle von TMG von Datenschutzaufsichtsbehörden und betroffenen Personen in sämtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch TMG angesprochen zu werden. Die Benennung erfolgt auf Grundlage eines schriftlichen Mandats und lässt etwaige rechtliche Schritte gegen TMG selbst unberührt (Art. 27 Abs. 5 DSGVO).
Talent Media Group LLC hat ihren Sitz im Bundesstaat Texas, USA. Für natürliche Personen mit gewöhnlichem Aufenthalt in den Vereinigten Staaten können neben der DSGVO ergänzend US-amerikanische Datenschutzgesetze einschlägig sein, insbesondere sofern diese in ihrem jeweiligen Bundesstaat ein umfassendes Verbraucherdatenschutzgesetz erlassen haben (z. B. der Texas Data Privacy and Security Act, „TDPSA“, in Texas selbst, sowie vergleichbare Gesetze anderer Bundesstaaten wie Kalifornien, Colorado oder Virginia).
Soweit die jeweiligen bundesstaatlichen Gesetze anwendbar sind und TMG als sogenannter „Controller“ bzw. „Business“ im Sinne dieser Gesetze qualifiziert, stehen betroffenen Personen regelmäßig vergleichbare Rechte zu wie unter der DSGVO, insbesondere ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie – je nach Gesetz – ein Widerspruchsrecht gegen bestimmte Formen der Verarbeitung (z. B. den Verkauf personenbezogener Daten oder bestimmte Formen zielgerichteter Werbung). TMG verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte im Sinne dieser Gesetze und betreibt kein Tracking zu Werbezwecken über die in Kapitel 6 beschriebenen, derzeit nicht implementierten Technologien hinaus.
Zur Geltendmachung von Rechten nach anwendbarem US-amerikanischem Recht können sich betroffene Personen ebenfalls formlos an [email protected] wenden. TMG wird die Anfrage nach dem jeweils einschlägigen Recht bearbeiten.
Für Fragen zu dieser Datenschutzerklärung sowie zur Geltendmachung Ihrer Rechte als betroffene Person wenden Sie sich bitte an:
5900 Balcones Drive #28434, Austin, TX 78731, USA
Website: https://www.talentmedia.io
E-Mail: [email protected]
TMG hat zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung keinen gesetzlich verpflichtenden Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. TMG behält sich vor, freiwillig einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und wird diese Datenschutzerklärung in diesem Fall entsprechend aktualisieren.
Die folgende Tabelle fasst die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung eingesetzten Unterauftragsverarbeiter zusammen. Diese Übersicht ergänzt die Angaben in Kapitel 14 und 15 und wird bei Änderungen fortlaufend aktualisiert. Die Spalten „AVV (Art. 28)“ und „Übermittlungsgarantie“ zeigen den aktuellen Bearbeitungsstand; solange dieser „in Vorbereitung“ ausweist, ist der jeweilige Vertrag bzw. die jeweilige Garantie noch nicht abgeschlossen, und TMG beschränkt die Verarbeitung personenbezogener Daten über den betroffenen Anbieter auf das unbedingt erforderliche Maß (vgl. Ziff. 15.1).
| Anbieter | Funktion | Sitz | AVV (Art. 28) | Übermittlungsgarantie |
|---|---|---|---|---|
| Bluehost | Website-Hosting | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Supabase, Inc. | Datenbank- & Auth-Infrastruktur für HireEngine | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Cloudflare, Inc. | CDN, DDoS-Schutz, Web Application Firewall | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Google (Workspace, Meet) | E-Mail, Kalender, Videokonferenz | USA / Irland | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Calendly, LLC | Terminvereinbarung | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| GoHighLevel, LLC | CRM-Plattform | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Stripe, Inc. | Zahlungsabwicklung | USA / Irland | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Beehiiv, Inc. | Newsletterversand | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| GitHub, Inc. (Microsoft) | Quellcode- und Konfigurationsverwaltung | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Slack Technologies, LLC | Team- und Kundenkommunikation | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Notion Labs, Inc. | Internes Wissensmanagement, Dokumentation, Prozessorganisation | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Anthropic, PBC | KI-gestützte Datenanalyse (Claude) | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| OpenAI, L.L.C. | KI-gestützte Datenanalyse | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
| Google LLC (Gemini) | KI-gestützte Datenanalyse | USA | in Vorbereitung | in Vorbereitung |
Zur besseren Orientierung fasst die folgende Übersicht die in dieser Datenschutzerklärung herangezogenen Rechtsgrundlagen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO zusammen:
Das folgende Muster kann von betroffenen Personen freiwillig als Orientierung für ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO gegenüber TMG genutzt werden. Die Verwendung dieses Musters ist nicht Voraussetzung für die Geltendmachung Ihrer Rechte; eine formlose E-Mail genügt.
Art. 15 DSGVO
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich gemäß Art. 15 DSGVO um Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten Sie zu meiner Person verarbeiten. Bitte teilen Sie mir insbesondere mit:
Bitte übersenden Sie mir zudem eine Kopie der zu meiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO.
Zur Bestätigung meiner Identität stehe ich für Rückfragen zur Verfügung.
[Name]
[Kontaktdaten]
Zum besseren Verständnis dieser Datenschutzerklärung erläutert das folgende Glossar kurz die Funktion der wichtigsten von TMG eingesetzten Systeme.
| Begriff | Erläuterung |
|---|---|
| Bluehost | Hosting-Anbieter, auf dessen Infrastruktur die Website www.talentmedia.io technisch bereitgestellt wird. |
| Supabase | Backend-as-a-Service-Anbieter, der die Datenbank- und Authentifizierungsinfrastruktur von HireEngine bereitstellt. |
| Cloudflare | Anbieter von Content-Delivery-Network-, DDoS-Schutz- und Web-Application-Firewall-Diensten zur Absicherung der TMG-Infrastruktur. |
| GoHighLevel | CRM- und Marketing-Automatisierungsplattform, die TMG für die Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten einsetzt. |
| Google Workspace | Bündel aus E-Mail-, Kalender- und Bürosoftware-Diensten von Google, das TMG für die interne und externe Kommunikation nutzt. |
| Slack | Plattform für team- und projektbezogene Textkommunikation. |
| Calendly | Werkzeug zur automatisierten Terminvereinbarung. |
| Beehiiv | Plattform zum Versand und zur Verwaltung des TMG-Newsletters. |
| Stripe | Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Kundenzahlungen. |
| GitHub | Plattform zur Versionsverwaltung von Quellcode und Konfigurationsdateien der Plattform HireEngine. |
| Notion | Werkzeug für internes Wissensmanagement und Prozessdokumentation bei TMG. |
| HireEngine | Die von TMG entwickelte und betriebene Kernplattform zur Verwaltung von Employer-Presence-Daten. |
| Employer Presence Score™ | Von TMG entwickelte Kennzahl zur Bewertung der Arbeitgeberwahrnehmung eines Unternehmens. |
Die folgende tabellarische Kurzübersicht fasst sämtliche in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten zusammen und dient der schnellen Orientierung; sie ersetzt nicht das vollständige, intern geführte Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO.
| Verarbeitungstätigkeit | Rechtsgrundlage | Kapitel |
|---|---|---|
| Website-Bereitstellung / Logfiles | Art. 6 lit. f | 5.1 |
| Kontaktformular / E-Mail-Anfragen | Art. 6 lit. b / f | 5.2 |
| Technisch notwendige Cookies | § 25 II Nr. 2 TTDSG / Art. 6 lit. f | 6.1 |
| Accountdaten Kundenunternehmen | Art. 6 lit. b | 7.1 |
| Benutzerkonten und Zugangsdaten | Art. 6 lit. b / f | 7.2 |
| Employer Presence Scores, Reviews | Art. 6 lit. b / f | 7.3 |
| Reports und Exporte | Art. 6 lit. b | 7.4 |
| Standort- und Jobdaten | Art. 6 lit. b | 7.5 |
| Verlinkte externe Profile | Art. 6 lit. b / f | 7.6 |
| Support-Zugriff | Art. 6 lit. b / f | 7.7 |
| Audit-Logs | Art. 6 lit. f | 7.7a |
| Employer Presence Score™ Berechnung | Art. 6 lit. f / b | 9.1 |
| Erhebung aus öffentlichen Quellen | Art. 6 lit. f | 10.1 |
| E-Mail-Kommunikation | Art. 6 lit. b / f | 11.1 |
| Terminvereinbarung (Calendly) | Art. 6 lit. b | 11.2 |
| Videokonferenzen (Google Meet) | Art. 6 lit. b / f | 11.3 |
| Slack-Kommunikation | Art. 6 lit. f / b | 11.4 |
| Newsletterversand | Art. 6 lit. a | 12.1 |
| KI-gestützte Datenanalyse | Art. 6 lit. f / b | 13.1 |
| Interne Wissensmanagement-Tools | Art. 6 lit. f | 14.3 |
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